מרבית הבעיות פשוטות

אין בעיה כל כך מסובכת, שלא ניתן למצוא לה תשובה פשוטה מאוד – אם רק מסתכלים עליה נכון.

— דאגלס אדמס

אני רוצה לספר סיפור קצר. כמו הרבה סיפורים במקומות עבודה, הוא מתחיל במחשב שלא נדלק.

מנקודת המבט של המנהל, זה הרגיש כמו קסם טכנולוגי.

"המחשב לא נדלק. קראתי לאיש הסיסטם. הוא נכנס, הרים ידיים לשמיים, מלמל איזו לחש, סובב לי את הכיסא עשר פעמים, בעט במחשב – ופתאום הוא נדלק! אחר כך הוא שוב לחש משהו, הנהן כמו קוסם… ויצא מהחדר."

קסום, נכון?

אבל בואו נעצור לרגע. הנה אותה סיטואציה – רק מהצד של איש הסיסטם:

"אני מגיע לעמדה. הבחור הזה הסתובב כל כך הרבה עם הכיסא, שהכבל של החשמל הסתבך ברגליים של הכיסא ונתלש מהמחשב. אני מקלל בשקט, מסדר את הבלגן, דוחף את המחשב קצת פנימה עם הרגל, מחבר את הכבל, לוחץ 'הפעלה'… והולך."

בלי כשפים. בלי טקסים. רק כבל מנותק וקצת היגיון.

אז מה הסיפור האמיתי פה?

זה בכלל לא סיפור על מחשבים. זה סיפור על הדרך שבה אנחנו תופסים בעיות – וכמה מהר אנחנו נוטים להעצים, לסבך, ולהפוך אותן לדרמה.

למנהל זה נראה כמו כשל מערכתי. לאיש הסיסטם? זו הייתה פיזיקה בסיסית וכיסא מסתובב.

אנחנו צוחקים, אבל זה קורה כל יום בארגונים. תקלה קטנה הופכת ל"אירוע". חוסר הבנה הופך ל"משבר". ובדרך – אף אחד לא טורח לבדוק אם פשוט… הכבל מנותק.

סיפור אמיתי: פעם פתרתי תקלה במערכת הדוחות הארגונית על ידי… הפעלה מחדש של ה-Wi-Fi.

שורשים פשוטים לבעיות גדולות

אחת השיטות הכי חכמות אך הכי פשוטות בניהול – פותחה בטויוטה. היא נקראת "חמשת הלָמָּה".

כשהמערכת נתקעת, אתה לא מטפל בסימפטום – אתה שואל "למה?" וחוזר על זה חמש פעמים. כמעט תמיד זה מספיק.

לדוגמא: המכונה נעצרה.

• למה? היא התחממה יתר על המידה.

• למה? מערכת הקירור לא עבדה.

• למה? המשאבה הפסיקה לפעול.

• למה? לא תחזקו אותה.

• למה? כי אף אחד לא קבע תזכורת לתחזוקה.

הפתרון? להכניס את זה ליומן. לא להקים צוות. לא להזמין יועץ. פשוט תזכורת.

אנחנו מסבכים… כי זה נעים לאגו

בכנות? לפעמים נוח לנו שהבעיה תהיה גדולה. בעיה גדולה מצריכה דיון (ולא אחד). ישיבות. מצגות.

זה גורם לנו להרגיש חשובים.

אבל רוב הבעיות – אם נודה באמת – די פתירות.

רק שאנחנו פשוט לא מסתכלים מתחת לשולחן.

כמה דברים בארגון שלך פשוט… מנותקים?

שווה רגע לעצור ולחשוב: כמה מיילים לא נענים – לא כי מישהו לא מנומס, אלא כי הוא מוצף? כמה תכניות תקועות – רק כי שכחו לדבר עם מי שבאמת עושה את העבודה? וכמה מיזמי חדשנות מתעכבים – כי אף אחד לא חשב ליישר קו בין הצוותים?

אלו לא כשלים מערכתיים. אלו כשלים אנושיים. ברי פתרון. פשוטים. רק טיפה חבויים מתחת לשכבות של מורכבות מיותרת.

אז איך נוכל לנהל אחרת?

1. להתחיל בקטן. לשאול שאלות "טיפשיות". לבדוק את הבסיס.

2. להקשיב לפני שמסבכים. ייתכן שמישהו כבר יודע את התשובה.

3. להעדיף פשטות על פני דרמה.

4. לסמוך על אנשי הקצה – הם לרוב יודעים בדיוק מה לא עובד.

5. ולפעמים – פשוט להסתכל מתחת לשולחן. תרתי משמע.

6. 
   

לסיום…

פשטות היא הדבר שבדרך כלל לא מעריכים אותו.

טויוטה בנתה אימפריה עם שאלות פשוטות.

טייסים משתמשים בצ'ק ליסט.

ויש גם את הסיפור (אולי מיתוס, אבל לגמרי סימבולי) על אמריקאים ורוסים במירוץ החלל.

כשהאמריקאים החלו לשלוח אסטרונאוטים לחלל, הם גילו שהעטים לא עובדים בתנאי חוסר כבידה – הדיו לא זורם בלי גרביטציה. אז הם השקיעו שנים ומיליוני דולרים בפיתוח "עט חלל": עם לחץ פנימי, דיו מיוחד, ותכנון מהונדס לפעול גם הפוך.

הרוסים?

הם פשוט השתמשו בעיפרון.

העניין פה הוא לא מי חכם יותר (וכן, אני יודע שלעיפרון יש גם חסרונות – גרפיט מעופף, חומר דליק וכו').

אבל הסיפור נשאר איתנו – כי הוא מזכיר לנו משהו אנושי מאוד: יש לנו נטייה להסתבך, להנדס יתר על המידה, ולשכוח את הפתרון הכי פשוט.

אז בפעם הבאה שמשהו מתקלקל, לפני שאתם מקפיצים את כל הכחות או מתחילים להכין נאום…תשאלו את עצמכם: אולי פשוט הכבל מנותק?

ואם כן?

זכרו: הקסם האמיתי הוא לא בתיקון.

הוא בזה שלא סיבכתם את זה מלכתחילה.